الادارة العامة للشؤون الادارية والمالية

الاختصاص :

تتولى هذه الادارة  مسؤولية دعم الموارد البشرية ودعم احتياجات الديوان المالية والإدارية مما يساعد على إيجاد بيئة تدعم توسع نشاطات الديوان بالإضافة إلى الاشراف على دوام الموظفين وضمان انتظامه ، والاشراف على مهمات العمل والاجازات المختلفة بما يتماشى مع القوانين والانظمة السارية ، والاحتفاظ بسجلات وملفات الموظفين والمشاركة في لجان المقابلات وتحديد الحاجة السنوية من الشواغر الوظيفية بالاضافة الى تطوير ومأسسة وتنفيذ السياسات والإجراءات المحاسبية والمالية والمتعلقة بالموازنة التي تكفل وجود إدارة مالية سليمة، ووجود ضبط مناسب للنفقات الرأسمالية والتشغيلية، وحفظ السجلات في نظام معلومات إداري محوسب، وعمل تقارير مالية حسب الاحتياجات الإدارية. وتقوم هذه الادارة  أيضاً بمهام استشارية وإدارية في جميع النواحي المتعلقة بالمحاسبة والموازنة والتدقيق في الديوان بما يكفل تنفيذ العمل بدقة وسرعة .

المهام : 

  1. إعداد السياسات والخطط والبرامج الخاصة بأنشطة الشؤون الإدارية والبرامج اللازمة لتنفيذها وإصدار التعليمات المنظمة لسير العمل وتعميمها على كافة الإدارات ومتابعة تنفيذها ،وتطبيق الأنظمة و القوانين المعمول بها.
  2. يشارك في اجتماعات الإدارة العليا في المؤسسة ويساعد ويساهم في عملية التخطيط الاستراتيجي والتنظيمي وكتابة التقارير حول التقدم باتجاه تحقيق أهداف وخطة المؤسسة وضمان تكامل التخطيط التنفيذي للإدارة العامة مع غيرها من الإدارات العامة في المؤسسة والإشراف على تطور خطط الإدارة العامة الاستراتيجية ومراقبة تنفيذ تلك الخطط.
  3. يشرف على عمل موظفي الإدارة وتوجيههم وتقيم عملهم ومتابعة الإجراءات المتعلقة بتعينهم وترفيعهم ونقلهم ومكافآتهم والإشراف على أجازاتهم ودوامهم في ضوء لوائح وقوانين الخدمة المدنية .ويعمل باستمرار على تنمية مهاراتهم وقدراتهم الفنية والإدارية.
  4. تحديد احتياجات المؤسسة من الكوادر البشرية وإعداد قوائم بالوظائف المطلوبة للإدارة والدوائر المختلفة بالتنسيق مع مدرائها و الجهات المعنية والمشاركة في لجنة انتقاء المرشحين للتوظيف.
  5. يشرف على جميع النواحي الخاصة بإدارة المكاتب كالإجراءات والتسهيلات والتجهيزات المختلفة ومراقبة الالتزام بالقواعد والتعليمات الخاصة بها وضمان المساءلة وفقا للقانون.
  6. ينظر في المشاكل الموجهة إليه من قبل الإدارات المختلفة ويعمل مع الجهات المعنية على البحث في أساليب حلها ويقترح الحلول المناسبة لمعالجتها والإشراف على لجان التحقيق في المخالفات الإدارية ورفع القرارات المناسبة.
  7. المساهمة في تنفيذ الخطط المتعلقة بالموارد البشرية والعمل على تنمية مهاراتهم وقدراتهم وتدريبهم محليا ودوليا ،أكاديميا وتقنيا وإرسالهم في بعثات ودورات ومهمات تدريبية ودراسية وورشات عمل ومؤتمرات ورفع التقارير عنها للإدارة العليا.
  8. الإشراف على إعداد الموازنة  السنوية للمؤسسة ومتابعة تنفيذها بعد إقرارها يشرف على إعداد التقارير المالية والحسابات الختامية.
  9. يشرف على عمليات الصرف في الوزارة ومطابقتها للقوانين والأنظمة واللوائح المتبعة وتنظيم سندات الصرف والقبض وفقا للأصول .
  10. يشرف على إعداد المناقصات وعروض الأسعار ومطابقتها.
  11. الإشراف على عمل الدوائر التابعة له ورفع التقارير اللازمة عن سير العمل.

 

تتكـون هـذه الإدارة العامـة مـن  خمسة دوائر  وهـــي:

1. دائرة الموارد البشرية

المهام : 

وضع السياسات والإجراءات المتعلقة بشؤون الموظفين وإدارتها وتوظيف وتدريب الموظفين وتتولى الدائرة الاشراف على دوام الموظفين واجازاتهم ومغادراتهم واعداد التقارير الدورية حول انجازات الدائرة ورفعها الى المسؤول المباشر والمساهمة في تطوير الهيكل التنظيمي وتبسيط الاجراءات والقيام باي مهام توكل لها.

2. دائرة الموارد المالية

المهام : 

    تقوم الدائرة على تنظيم الاعتمادات المالية وفقا لبنود الصرف المحددة في الموازنة العامة ، بالاضافة الى اعداد البيانات المتعلقة بمصادر الاموال وطرق استخدامها وتنفيذ الاجراءات المالية المعتمدة وفقا للقوانين والانظمة المالية ومتابعة اعداد المواقف المالية لمعرفة المركز المالي بالاضافة الى عمل التسويات البنكية للحسابات ورفع التقارير للمسؤول المباشر ، وتحضير الموازنة السنوية للمؤسسة  ، تامين التجهيزات واللوازم والادوات والمحافظة على الموجودات الثابتة من التلف وعمل الجرد السنوي  والقيام بتوفير المشتريات للادارات  المختلفة والاشراف على المخازن والموجودات ومتابعة العهد للموظفين والادارات .

3. دائرة الأرشيف المركزي

تفوم الدائرة بحفظ ملفات جميع موظفي السلطة الوطنية الفلسطينية حسب نظام معين والعمل على تجديد الملفات التالفة وتزويد إدارات الديوان بكافة الملفات اللازمة لإنجاز المعاملات وإعادتها إلى مكانهاوالعمل مع الإدارة العامة للحاسوب والمعلومات على أرشفة الملفات الكترونياً مما يسهل العمل ويوفر الجهد ويحفظ الملفات من الضياع والعبث والتأكد من حفظ أي أوراق أو نسخ ترسل لوضعها في ملفات الموظفين.

4. دائـرة الخدمـات المساندة

المهام : 

تقوم الدائرة بالإشراف على تطوير وإدارة أنظمة الخدمات العامة للديوان والتأكد من أنها تعمل حسب المطلوب والقيام بصيانة المعدات والأجهزة والأثاث ، بالاضافة الى  صيانة الأبنية التابعة للديوان والقيام بتنظيم حركة وصيانة وتأمين مركبات الديوان ، ومتابعة عمل  موظفي الاستقبال والتلفون والسائقين والمراسلين   ، والإشراف على الحراسة والأمن والسلامة  في الديوان.

5. دائرة المتابعة والتنسيق

المهام

تقوم هذه الدائرة بمتابعة استلام البريد من الوزارات والهيئات المختلفة وادخاله على برنامج الارشفة الالكترونية بعد تدقيقه ، وتصدير المكاتبات الكترونيا  بعد عمل الاجراء عليها لجميع الجهات ذات العلاقة ،واجراء عمليات التصديقات اللازمة بالعمل الإضافي وبدل وموظفي المياومة  وكذلك متابعة الإدخال والتنسيق مع الرواتب في وزارة المالية بكل ما يتعلق بالموظفين.

السيد: محمود العطار
مدير عام الادارة العامه للشؤون الادارية والمالية

ا‏السيد: اسامة عفانة
نائب مدير عام الادارة العامة للشؤون الادارية والمالية