مكتب رئيس الديوان والوحدات الملحقة / وحدة الرقابة الداخلية
الاختصاص :
تهدف وحدة الرقابة إلى المحافظة على موارد الديوان والتحقق من حسن استخدام المال العام في الأغراض المخصصة له والكشف عما يقع في هذا الصدد من مخالفات ، وذلك من خلال معرفة مدى التقيد بتنفيذ الخطط والالتزامات والسياسات والأهداف وصولا لتقييم كفاءة وأداء الديوان والتحقق من أن الإجراءات تمت وفقا للقوانين والقواعد المعمول بها .
المهام:
- التحقق من أوجه نشاط الديوان المتعلقة بسلامة وصحة المعلومات وإجراءات العمل في ديوان .
- التأكد من وجود الخطط وقياس مستويات الأداء ومدى تحقيق الأهداف المرسومة .
- التأكد من أن عناصر الأداء وإجراءات العمل قد تمت وفق القوانين والأنظمة المعمول بها .
- الفحص والرقابة على البيانات والمعلومات اللازمة في نطاق المهام المناطة بوحدة الرقابة الداخلية .
- تقييم القرارات الإدارية للتأكد من انسجامها مع التشريعات المعمول بها .
- تدقيق جميع المعاملات المالية قبل الصرف .
- التأكد من دقة وسلامة سجلات العهدة الثابتة .
- المشاركة في لجان الجرد والإتلاف .
- وضع الخطط السنوية والاستراتيجية والبرامج الخاصة بعمل الوحدة .
- التحقق من إن جميع موارد الديوان المالية والادارية تم استخدامها بالأوجه المخطط لها .
- الفحص الفجائي للصناديق والعهدة والموجودات الثابتة في الدوائر .
- التنسيق مع دائرة المالية لمتابعة ملاحظات ديوان الرقابة المالية والإدارية والإجابة على استفسارات .
- رفع التقارير الرقابة ذات الصلة لرئيس الديوان وأية بيانات أو معلومات يطلبها بهذا الخصوص .
- القيام بأية مهمة ذات صبغة رقابة داخلية وإبداء الرأي والمشورة للادارة العليا بأي موضوع بهذا الخصوص.
تتكون وحدة الرقابة من :
1. دائرة الرقابة المالية
المهام :
- الإشراف على نشاط الدائرة وتقييم منجزاتها وفقاً لمؤشرات ومعايير قياس الأداء وقواعد العمل المنظمة لذلك مع تحليل أسباب الانحرافات وتحليلها لمعرفة أسبابها والحلول المناسبة لمعالجتها وتفاديها.
- تقييم أداء الموظفين الموجودين في الدائرة واقتراح الاحتياجات التدريبية وذلك لصقل وتنمية المهارات اللازمة للقيام بعملية التدقيق بالشكل المطلوب.
- إجراء عمليات المراجعة والفحص الفجائي على الصندوق والمستودعات وتنظيم تقارير بذلك تبين مدى مطابقة الأرصدة الفعلية مع الدفترية ومدى التزامهم بالتشريعات المنظمة لعمل كل منهما.
- التأكد من مطابقة الأنشطة والإجراءات المالية للتشريعات المعمول بها.
- إعداد التقارير الدورية عن إنجازات الدائرة مبين منها الإنجازات والمعوقات والمشكلات التي تواجهها ووضع المقترحات والحلول المناسبة لتلافيها ورفعها لرئيس الديوان اتخاذ الأجراء اللازم بخصوصها.
2. دائرة الرقابة الادارية
المهام:
- التأكد من وجود الخطط السنوية والاستراتيجية للمؤسسة والرقابة على انجازها.
- متابعة وتقييم القرارات الإدارية للتأكد من انسجامها مع التشريعات المعمول بها.
- متابعة كافة أوجه نشاط الديوان الادارية المتعلقة بسلامة وصحة المعلومات وإجراءات العمل في الديوان.
- الرقابة على أعمال لجان مقابلات التوظيف وغيرها.
- متابعة تنفيذ برامج العمل للموظفين التابعين له للتأكد من إنجاز المهام الموكلة إليهم وفقاً للخطة الموضوعة.
- مراقبة أنشطة وبرامج الديوان الادارية للتأكد من تنفيذها وفقاً للخطط الموضوعة ومدى تحقيقها للأهداف المحددة لها وتحديد أسباب الانحراف وسبل معالجته وأنها قد تمت وفقاً لتشريعات المعمول بها.
- متابعة قيام الإدارات بتصويب أي مخالفات أو أية أمور أخرى وردت بها تقارير رقابية.
- تقديم التقارير مباشرة إلى رئيس وحدة الرقابة.