مكتب رئيس الديوان والوحدات الملحقة / ديوان الوزير


 

مدير عام ديوان الوزير

الاختصاص :

مساعدة ودعم رئيس الديوان في متابعة واجباته التنفيذية ‏في فلسطين وفي أي مكان آخر، والإشراف على كافة المهام المتعلقة بعمل المكتب وتقديم الخطط والتوصيات حول العمل لرئيس ديوان الموظفين العام كما تقوم هذه الوحدة بمتابعة كافة اللجان المشكلة والتكليفات والتعليمات  الصادرة عن رئيس الديوان للادارات والوحدات داخل الديوان وللمؤسسات والوزارات خارج الديوان العام وتقديم التقارير الخاصة بذلك. كما يتضمن الحفاظ على الامن العام في الديوان بهدف تحقيق السلامة للمبنى وللموظفين.

المهام:

  • تنظيم مواعيد الزيارات إلى مكتب رئيس الديوان.  ‏
  • تنظيم مفكرة ومواعيد رئيس الديوان.
  • عمل الترتيبات اللوجستية اللازمة لدعم رئيس الديوان في تنفيذ عمله.
  • ضبط وتسجيل وتوزيع المراسلات والوثائق الأخرى الواردة إلى رئيس الديوان سواء كانت ورقية ‏أو الكترونية.
  • إتباع تعليمات رئيس الديوان في كافة القضايا سواء كانت داخلية أم خارجية.
  • مرافقة رئيس الديوان في رحلاته في فلسطين والأماكن الأخرى حسب تعليماته.
  • ايجاد افضل السبل التي تكفل التواصل الفاعل لرئيس الديوان مع كافة كافة المؤسسات التي لها علاقة ادارية مع الديوان .
  • تسهيل التواصل للمدراء العامون ورؤساء الوحدات داخل الديوان مع رئيسه.
  • التشبيك مع الإدارات العامة.
  • توفير الخدمات اللازمة لعمل رئيس الديوان مثل السكرتاريا والترجمة عند الضروة. 
  • إعطاء تصريحات وخطابات الديوان حول القضايا المختلفة بتفويض من رئيس الديوان.
  • تحضير وإصدار والإشراف على جميع البيانات الصحفية الصادرة عن الديوان ‏
  •   يكون مدير عام مكتب رئيس الديوان أيضاً نقطة الاتصال الأولى بين الديوان والجهات المانحة، ويقوم ‏بعمل تقارير حول تقدم الأعمال في هذا المجال وحول الاتفاقيات وتقدم العمل في المشاريع وأي ‏قضايا أخرى تتعلق بالجهات المانحة.‏

دائرة/مدير مكتب رئيس الديوان

المهام:

  1. تنظيم وتوزيع البريد الصادر والوارد على الإدارات العامة.
  2. تنظيم خدمات السكرتارية في المكتب.
  3. صياغة محاضر الإجتماعات الخاصة بمكتبه.
  4. الرد على المراسلات الواردة للمكتب وصياغة الكتب الخاصة بها.
  5. تنسيق المواعيد الخاصة بالوزير في حال عدم وجود مدير عام المكتب.
  6. عرض بريد رئيس ديوان الموظفين العام لمدير عام مكتب رئيس الديوان.

وتتكون من:

  1. قسم الصادر والوارد

المهام :

  1. إدخال البيانات الصادرة والواردة إلى الحاسوب.
  2. توثيق المراسلات الصادرة والواردة.
  3. التنسيق مع الأرشيف المركزي في الديوان لحفظ مراسلات مكتب الوزير.
  4. التنسيق مع جميع الوحدات التابعة لمكتب الوزير لحفظ المراسلات الصادرة والواردة للمكتب.
  5. القيام بأي متطلبات أخرى يطلبها منه مدير عام مكتب الوزير أو مدير المكتب.
  6. تنسيق المراسلات الصادرة من وإلى مكتب رئيس الديوان في المحافظات الجنوبية.

 

شعبة الصادر

المهام:

  1. استلام التقارير ورفعها للمدير حسب التسلسل الإداري المتبع.
  2. فرز وتصنيف وأرشفة المراسلات الصادرة من وإلى المكتب بحسب القسم الذي تتبعه هذه الشعبة .
  3. عمل تقرير دوري حول مهام الشعبة وتقديم توصيات للعمل وآليات التطوير.
  4. تنفيذ التعليمات الصادرة عن الجهات الإدارية المخولة .

 

شعبة الوارد

  1. فرز وتصنيف وأرشفة المراسلات الصادرة من وإلى المكتب بحسب القسم الذي تتبعه هذه الشعبة .
  2. عمل تقرير دوري حول مهام الشعبة وتقديم توصيات للعمل وآليات التطوير.
  3. تنفيذ التعليمات الصادرة عن الجهات الإدارية المخولة .

دائرة المتابعة واللجان

المهام:

1. التنسيق مع كافة اللجان المشكلة بناء على تعليمات رئيس ديوان الموظفين العام.

2. متابعة تنفيذ المهام والانجازات التي يتم تكليف اللجان بها بناء على تعليمات رئيس الديوان.

3. اعداد تقارير المتابعة الدورية لرئيس الوحدة ويشمل ذلك الانشطة المنجزة وما لم يتم انجازه مع توضيح معوقات التنفيذ ومقترحات الحلول حول عمل اللجان المشكلة.

4. اعداد خطة لتنفيذ كافة الانشطة المكلفة بها اللجان والادارات.

5. متابعة كافة التكليفات والتعليمات المحولة إلى الجهات الداخلية والخارجية واعداد التقارير الخاصة بالانجاز وتوضيح معوقات التنفيذ وتقديم مقترحات الحلول.

 

قسم المتابعة

المهام:

1.متابعة كافة الامور والمواضيع المكلف بها من رئيسه المباشر .

2. متابعة التكليفات الصادر عن رئيس الديوان مع الادارات الداخلية .

 3. متابعة التقارير المقدمة من الادارات وترتيبها لعرضها على رئيس الديوان.

 

شعبة اللجان

المهام:

1. المساهمة في متابعة عمل اللجان التي يتم تكليفها.

2. المساهمة في عمل تقرير اللجان .

3. القيام بعملية الاتصال والتواصل بين اعضاء اللجنة ونقطة الاتصال .


دائرة المرافقة والامن

المهام:

  1. الحفاظ على الامن العام في ديوان الموظفين العام بهدف تحقيق السلامة للمبنى وللموظفين
  2. الاشراف على اعمال موظفي الامن والمرافقة.
  3. تحديد مشكلات العمل ومشكلات المسمى الوظيفي واتخاذ الاجراءات الكفيلة توفير بيئة عمل ايجابية والتطوير المستمر لاساليب العمل.
  4. اعداد التقارير عن مستوى الانجاز في القسم وتقديمها الى الرئيس المباشر.
  5. اي مهام اخرى يتم تكليفه بها من قبل الرئيس المباشر في مجال العمل.

قسم المرافقة

المهام:

1. توفير الحماية اللازمة للشخصية التي يرافقها.

2. توفير التنقلات اللازمة للشخصية التي يرافقها.

3. تفقد السيارة التي بحوزته يوميا وتأمين مبيتها حسب الاصول.

 

شعبة الامن

المهام:

1. التأكد من سلامة جميع مرافق المبنى.

2. مراقبة دخول الزوار والتأكد من عدم وجود أسلحة نارية معهم.

3. مراقبة الكراج باستمرار واغلاقه بعد انتهاء الدوام.

4. التأكد من السيارات الموجودة في الكراج بشكل دوري.

5. التأكد من اطفاء الانارة والاجهزةبعد انتهاء الدوام عدا الاجهزة التي تعمل على مدار الساعة.

6. مراقبة دخول او خروج اي جهاز وعدم السماح بخروجها بدون ورقة تسمح بذلك.

7. يجب ان يكون موظف واح على الاقل بعد نهاية الدوام على مكتب الاستقبال.

8. أية مهام اخرى يتم التكليف بها من قبل المدير المباشر ومن له علاقة بطبيعة العمل.

السيد : هيثم ابو حجله
مدير عام مكتب الوزير- الضفه الغربيه