مكتب نائب رئيس الديوان والوحدات الملحقة / وحدة الشكاوي


الاختصاص العام

تتبع الوحدة لنائب رئيس الديوان وتتولى مهمة متابعة الشكاوى والتظلمات التي تقدم من قبل المواطنين وتحويلها إلى القسم المعني لإعداد الردود عليها.

المهام:

  • استلام ودراسة الشكاوي والتظلمات المقدمة للديوان والواردة للوحدة.
  • العمل على التحقق من تفاصيل الشكوى.
  • اعلام الجهه او الشخص المشتكي بقبول او رفض الشكوى بتبيان المبررات والاسباب
  • ارشفة الشكوى الكترونيا.
  • تحويل الشكوى الى جهة الاختصاص في الديوان من خلال مراسلة رسمية موضح فيها مضمون الشكوى وطلب الرد.
  • المتابعة والاستفسار من اجل معالجة الشكوى.
  • توجيه انتباه الجهات المختصه تجاه القضايا والشكاوي الخاصة بادارتهم المتعلقه بمخالفات او سلوك احد الموظفين.
  • متابعة إعداد الردود على الشكاوى المقدمة وإيصالها للجهة بالسرعة الممكنة.
  • الرد على الاستفسارات والاعتراضات التي تتعلق بإجراءات التوظيف والدور التنافسي لطالبي التوظيف.
  • تقديم المقترحات لتحسين أساليب تقديم الاعتراضات والشكاوى وأساليب الرد عليها بالسرعة الممكنة.
  • الاطلاع على تجارب الآخرين في مجال عملها للاستفادة من التجارب الناجحة في هذا المجال

مهام رئيس الوحدة:

  • اعداد خطة الوحدة بما ينسجم مع الخطة الاستراتيجية للديوان.
  • قيادة الفريق العامل لدية اداريا ومهنيا من اجل انجاز مهمات الوحدة وتعزيز روح فريق العمل
  • العمل على تعزيز قيم الشفافيه والنزاهه والمساءله ضمن رؤية الوزارة ورسالتها.
  • التأكد من استيفاء الشكوى لكافة التفاصيل الفنية والاجرائية.
  • التنسيق والتعاون مع الادارة العامة للشكاوي في الامانة العامة لمجلس الوزراء.
  • الاشراف على فحص الردود وتنفيذها.
  • التنسيق الباشر مع الوكيل ومخاطبته بشأن الشكاوي العالقه والتي لا تحل من خلال الوحدة.
  • تقديم تقارير دورية للوكيل بشأن الشكاوي الواردة والاجراءات المتخذه بشأنها.
  • اعداد التقارير الفنية والادارية سواء كانت شهرية او ربعية او نصف سنوية او السنوية.
  • الإشراف على المرؤوسين وتقييم أدائهم.

تضم الوحدة دائرتين هما:

1- دائرة التسجيل ومراجعة الشكاوي

المهام:

  • استلام  الشكاوي والتظلمات المقدمة للديوان والواردة للوحدة.
  • مراجعة  وتسجيل الشكاوى المقدمة وإيصالها للجهة بالسرعة الممكنة.
  • مراجعة وتسجيل الاستفسارات والاعتراضات التي تتعلق بإجراءات التوظيف والدور التنافسي لطالبي التوظيف.
  • تقديم المقترحات لتحسين أساليب تقديم الاعتراضات والشكاوى وأساليب الرد عليها بالسرعة الممكنة.
  • تحويل الشكاوي الى الجهات المعنية للمعالجة.
  • اعداد تقرير بالشكاوي الواردة وتقديمة لرئيس الوحدة.
  • اي مهام اخرى يكلف بها ضمن الاختصاص العام للوظيفة.
2- دائرة المتابعة والتقارير

المهام:

  • إعداد تقارير بالردود على الشكاوى المقدمة وإيصالها للجهة بالسرعة الممكنة
  • الرد على الاستفسارات والاعتراضات التي تتعلق بإجراءات التوظيف والدور التنافسي لطالبي التوظيف.
  • اعداد التقارير الدورية
  • متابعة سير العمل في معالجة الشكاوي.
  • تحضير الردود على الشكاوي للمتقدمين بها وابلاغهم بذلك.
  • اي مهام اخرى يكلف بها ضمن الاختصاص العام للوظيفة.